Código Normas - Foro Extrajudicial Código Normas - Foro Extrajudicial

 

Seção II

Dos Livros e Arquivos

Art. 17. Os atos dos registradores e dos notários obedecerão rigorosamente à ordem cronológica de escrituração e serão efetuados em livro em folhas soltas, o qual conterá, obrigatoriamente, a identificação da serventia, endereço, nome do titular, numeração de série do livro e das folhas e a rubrica do titular ou escrevente autorizado.

Art. 18. A denominação dos livros obrigatórios deve obedecer às nomenclaturas estabelecidas em legislação própria e neste Código de Normas. 

Art. 19. Os tabeliães, oficiais de registro e oficiais distritais, bem como aqueles que nessa qualidade estiverem designados precariamente, estão obrigados a manter o Livro de Visitas e Inspeções, o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, o Livro Controle de Depósito Prévio e o Arquivo de Comunicação de Selos.

§ 1º Os lançamentos relativos a receitas compreenderão os emolumentos previstos na tabela de custas exclusivamente na parte percebida como receita do próprio delegatário, em razão dos atos efetivamente praticados, excluídas as quantias recebidas em depósito que se destinam ao pagamento de tributos ou outro valor que constitua receita devida diretamente ao Estado, ao Distrito Federal, ao Tribunal de Justiça, a outras entidades de direito, e aos fundos de renda mínima e de custeio de atos gratuitos, conforme previsão legal específica.  

• Ver Lei Estadual nº 6.149, de 14/9/1970 e suas alterações.

§ 2º Deverão ser consignadas apenas as despesas diretamente relacionadas ao serviço, não sendo possível o lançamento de gastos de caráter estritamente pessoal, como, por exemplo, os recolhimentos à carteira de previdência complementar, as contribuições a entidades de classe e plano de saúde exclusivo do agente delegado.  

• Ver art. 8º do Provimento nº 45, de 13/5/2015, do CNJ.

§ 3º Ao final de cada mês, no termo de encerramento do período, deverá ser consignado o saldo líquido respectivo, não havendo necessidade de transportar os valores para o mês seguinte.

§ 4º No lançamento da receita, além do seu montante, haverá referência ao número do ato, livro e folha em que foi praticado, ou ao protocolo, de forma que possibilite sempre a sua identificação.

§ 5º Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa deverá ser encaminhado ao Juiz Corregedor do Foro Extrajudicial para ser visado. 

• Ver art. 11 do Provimento nº 45, de 13/5/2015, do CNJ.

§ 6º A receita será lançada no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, no dia da prática do ato, ainda que o delegatário não tenha recebido os emolumentos, exceto nos serviços de protesto de títulos, no qual será considerado, para todos os fins, o dia da prática do ato como sendo o da lavratura do termo de cancelamento, o do acatamento do pedido de desistência e a do pagamento do título, na hipótese de diferimento dos emolumentos.

Art. 20. A plena informação à parte sobre o serviço e a adequada e completa prestação de contas dos valores arrecadados pela unidade, ainda que para repasse, inserem-se no dever legal que tem o agente delegado de atender as partes com presteza e atuar com dignidade no mister, justificando, assim, a confiança que lhe é depositada.

Art. 21. Os documentos referentes à regularidade das contribuições fiscais e previdenciárias incidentes sobre a folha de pagamentos, contrato de prepostos, entre outros comprovantes pertinentes à movimentação financeira da serventia, deverão ser apresentados ao Juiz competente, sempre que solicitado, com extrato circunstanciado do movimento da serventia, bem como a indicação da receita bruta proveniente das custas e emolumentos, despesas e receita líquida.

Art. 22. Sob pena de incorrer em falta funcional, os notários e registradores não permitirão que os livros, fichas, documentos e papéis, saiam da respectiva serventia, salvo para a sua encadernação ou digitalização, bem como para as hipóteses previstas nos arts. 23, 76 e 663 deste Código.

§ 1º Permite-se a retirada dos livros, papéis e de documentos da serventia, quando requisitados pelo Corregedor-Geral da Justiça, pelos Juízes Auxiliares da Corregedoria-Geral da Justiça ou pelos Juízes Corregedores do Foro Extrajudicial, para fiscalização durante os trabalhos de correições e inspeções, bem como para verificação das receitas devidas ao Fundo de Reequipamento do Poder Judiciário do Estado do Paraná - Funrejus.

• Ver art. 39 do Decreto Judiciário nº 153/99, de 20/4/1999, do Funrejus.

§ 2º Ressalvada a hipótese do parágrafo anterior, todas as diligências judiciais e extrajudiciais que envolvam a apresentação de livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação serão realizadas na própria serventia. 

Art. 23. A implantação de sistema informatizado de dados ou o processo de digitalização do acervo da serventia não dispensa a utilização dos livros obrigatórios, os quais serão formados pela encadernação editorial das folhas extraídas pelo sistema de impressão, vedada a utilização de grampo ou parafuso, ressalvadas as exceções previstas neste Código de Normas

Art. 24. Os arquivos e livros previstos neste Código de Normas e mantidos pelos notários e registradores poderão ser mantidos digitalizados e gravados eletronicamente, salvo quando ato normativo exigir a manutenção ou o arquivamento da via original.

Art. 25. (Revogado).

Art. 26. No procedimento de digitalização deverão ser obrigatoriamente observadas as seguintes etapas:

I - os documentos necessários à prática dos atos notariais/registrais, bem como os que decorrerem desses atos, deverão ser digitalizados pelos processos técnicos disponíveis com qualidade suficiente para leitura;

II - os arquivos respectivos serão gerados de acordo com o ato praticado, no formato PDF, JPEG, JPG ou TIF e assinados digitalmente pelos agentes delegados, ou por seus substitutos, mediante o uso de certificado digital vinculado a uma autoridade certificadora no padrão da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), segundo as normas técnicas pertinentes;

III - a indexação dos arquivos contendo os documentos digitalizados será feita com referência aos atos (protocolo, livro e folhas) onde foram utilizados ou em razão dos quais foram produzidos, de modo a facilitar sua localização e conferência; 

IV - todos os dados deverão ser arquivados de forma segura, mediante sistema que ofereça fácil localização e que garanta a preservação e a integridade dos dados, devendo o arquivo redundante (backup) ser gravado, pelo menos, em uma mídia segura (CD ou DVD) ou em uma unidade externa (disco rígido removível), que ficará armazenado em local igualmente seguro, diverso da serventia; 

V - os documentos apresentados para lavratura de atos notariais/registrais deverão ser devolvidos para as partes após a digitalização.

Art. 27. A digitalização de arquivos já encerrados dependerá de prévia autorização do Juiz Corregedor do Foro Extrajudicial, observados os requisitos estabelecidos no artigo anterior, quando então poderão ser incinerados ou por outra forma destruídos, resguardado e preservado o sigilo.

Parágrafo único. No caso dos arquivos de alvarás e mandados judiciais, deverá o agente delegado certificar, no verso, o cumprimento da ordem ou a utilização do alvará, com expressa indicação do ato praticado, e, após a digitalização, comunicar, via Sistema Mensageiro ou Malote Digital, o juízo de origem.

Art. 28. Os livros, em folhas fixas ou soltas, serão abertos e encerrados pelo agente delegado, que rubricará as suas folhas, podendo, para tanto, ser utilizado processo mecânico previamente aprovado pela Corregedoria-Geral da Justiça.

• Ver art. 4º, da Lei nº 6.015, de 31/12/1973 (LRP). 

Parágrafo único. O agente delegado poderá determinar a quantidade de folhas fixas ou soltas dos livros da serventia, de acordo com as necessidades do serviço, mencionando-a obrigatoriamente no termo de abertura.

• Ver art. 4º, parágrafo único, da Lei nº 6.015, de 31/12/1973 (LRP). 

Art. 29. (Revogado).

Art. 30. Os livros e pastas-arquivo dos notários e registradores obedecerão aos modelos de uso corrente, devendo ser, antes da lavratura de qualquer ato, comunicados à Corregedoria do Foro Extrajudicial da Comarca e registrados no Livro de Registro e Controle de Livros dos Registradores e Notários, exclusivamente para fins de autenticação de data. 

§ 1º Os comunicados de abertura dos livros encaminhados à secretaria da Corregedoria do Foro Extrajudicial devem ser feitos pelo Sistema Mensageiro, e o número do registro também deve ser comunicado, de igual forma, aos agentes delegados.

§ 2º Para garantir que as atividades notariais e de registro sejam prestadas com qualidade satisfatória e de modo eficiente, o Juiz Corregedor do Foro Extrajudicial poderá limitar a abertura de livros em determinado Serviço, encaminhando cópia do ato à Corregedoria-Geral da Justiça.

• Ver art. 38, da Lei nº 8.935, de 18/11/1994. 

Art. 31. O desaparecimento ou danificação de qualquer livro, folhas, carimbos, documentos, bem como qualquer mudança nos programas de informática da serventia, será imediatamente comunicado ao Juiz Corregedor do Foro Extrajudicial, sob pena de serem tomadas as medidas disciplinares cabíveis

Art. 32. É vedado manter livro paralisado por período superior a 10 (dez) dias, com uso concomitante de outro com a mesma finalidade.

Art. 33. Devem ser consignados no termo de encerramento do livro todos os fatos relevantes, exceto aqueles referentes a atos cujo prazo ainda não tenha transcorrido.

Art. 34. O termo de encerramento será aditado se, posteriormente, o notário declarar incompleta alguma escritura daquelas a que alude a parte final do artigo anterior.

Art. 35. (Revogado).