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Seção III

Dos Livros e sua Escrituração

Art. 767. São livros e arquivos obrigatórios da serventia, além daqueles descritos no art. 19 (Livro de Visitas e Inspeções; Livro Diário Auxiliar de Receitas e Despesas e Arquivo de Comunicações de Selos): 

I - Livro de Protocolo de Títulos e Documentos Apresentados; 

• Ver Adendo 1-F.

II - Livro de Registro do Instrumento de Protesto; 

• Ver Seção IX.

III - Livro de Registro de Pagamentos; 

• Ver Seção VIII.

IV - Arquivo de Intimações; 

• Ver Seção VI. 

V - Arquivo de Editais; 

• Ver Seção VI. 

VI - Arquivo de Documentos; 

• Ver Seção X.

VII - Arquivo de Mandados e Ofícios Judiciais; 

• Ver Seção VII.

VIII - Arquivo de Solicitações de Retirada; 

• Ver Seção VII.

IX - Arquivo de Repasse: 

• Ver Seção VIII.

X - Arquivo de Devolução; 

• Ver art. 775, do CNFE. 

XI - Arquivo de Pedidos de Certidão; 

• Ver art. 835, parágrafo único, do CNFE. 

XII - Arquivo de Extratos Bancários; 

• Ver Seção VIII.

XIII - Arquivo de Termos de Responsabilidade; 

XIV - Arquivo das relações do Ofício Distribuidor;

• Ver art. 761, do CNFE.

XV - Arquivo das guias de recolhimento do Funrejus. 

§ 1º Os livros dos Tabelionatos de Protesto deverão ser digitalizados nos termos do art. 26 deste Código de Normas, ou escriturados em meio eletrônico. 

§ 2º Na escrituração em meio eletrônico será mantido o sistema de numeração contínua de livros e folhas ou de arquivo eletrônico. 

§ 3º Adotada sistemática de escrituração em meio eletrônico, será mantida cópia de segurança em local distinto da unidade de serviço. 

§ 4º A adoção da escrituração em meio eletrônico dispensa a existência da forma física do Livro de Protocolo, do Livro de Registro de Pagamentos e do Livro de Registro de Protestos, observadas as disposições relativas à necessidade de manutenção de arquivo de segurança.

§ 5º Os sistemas de escrituração em meio eletrônico devem conter mecanismo de identificação de usuários, com registro dos atos praticados, e de preservação da integridade dos dados escriturados. 

§ 6º O instrumento de protesto poderá ser expedido por meio eletrônico, com a utilização de certificado digital no âmbito da ICP-Brasil ou outro meio seguro. 

Art. 768. Os arquivos deverão ser conservados, pelo menos, durante os seguintes prazos: 

I - 1 (um) ano para as intimações, editais correspondente a documentos protestados, ordens de cancelamento, pedidos de certidões mencionados no art. 767, inc. XI, deste Código, e extratos bancários;

II - 6 (seis) meses para as intimações e editais correspondentes a documentos pagos ou retirados além do tríduo legal; 

III - 30 (trinta) dias para os comprovantes de entrega de pagamento aos credores, solicitações de retirada dos apresentantes e os comprovantes de devolução, por irregularidade, dos títulos e documentos de dívida. 

§ 1º Vencidos os prazos mencionados neste artigo, poderão ser incinerados ou destruídos por outra forma, resguardado e preservado o sigilo, observado o contido no Provimento nº 50 do CNJ. 

§ 2º O tabelião poderá inutilizar, 6 (seis) meses depois da data do pagamento, os títulos e os documentos de dívida não retirados pelo devedor ou interessado, desde que conservados os microfilmes ou as imagens gravadas por processo eletrônico. 

Art. 769. Para os documentos microfilmados ou gravados por processo eletrônico de imagens, sempre com vinculação ao número do protocolo, não subsiste a obrigatoriedade de sua conservação física, observados os requisitos do art. 26 deste Código. 

Parágrafo único. Para os documentos arquivados na forma deste artigo não se aplicam as disposições do art. 30 deste Código.

Art. 770. Os mandados judiciais de sustação de protesto e de suspensão dos efeitos do protesto deverão ser conservados, juntamente com os respectivos documentos, até o trânsito em julgado da respectiva lide. 

Art. 771. O prazo de arquivamento é de 3 (três) anos para Livros de Protocolo e de 10 (dez) anos para os Livros de Registro de Protesto e Respectivos Títulos. 

Art. 772. Vencidos estes prazos, o tabelião poderá transferir os livros para o arquivo morto. 

Art. 773. Aplicam-se a esta Seção, no que couberem, as regras de escrituração do Código de Normas.